문서보존에 관한 내규
제정 1987년 5월 7일
개정 2003년 12월 27일, 2011년 7월 1일, 2019년 12월 24일, 2021년 5월 14일, 2022년 12월 13일
제1장 총칙
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제1조(목적) |
이 내규는 기록물관리에 관한 규정 제4조 제2항 에 의하여 분류된 문서류 중 문서 편철, 보존 및 폐기에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2021.5.14., 2022.12.13.>
제2조 <삭제 2021.5.14.>
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제3조(완결문서 처리원칙) |
완결된 문서는 제13조에 따라 편철, 보존하며 회계서류를 회계년도에 의하여 구분하여 편철, 보존하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 학위수여대장 및 예규문서는 누년 편철할 수 있고 예규 중 변경이 있는 것은 보완, 수정하되 삭제된 것은 이를 보존하여야 한다. <개정 2022.12.13.>
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제4조(정의) |
본 내규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. 문서주관처라 함은 교내외 문서수발 사무를 주관하는 총무처를 말한다.
2. 처리부서란 업무처리를 주관하는 부서 또는 기관 등을 말한다. <신설 2022.12.13.>
3. 집중관리라 함은 처리 완결된 모든 문서를 기관단위로 문서주관부서에서 일괄집중하여 보관, 보존하는 것을 말한다. <개정 2011.07.01>
4. 분산관리라 함은 팀 단위로 처리부서 에서 처리 완결된 모든 문서를 일괄하여 보관, 보존하는 것을 말한다. <개정 2011.07.01., 2022.12.13.>
5. 보관이라 함은 문서의 처리 완결후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
6. 보존이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
7. 이관이라 함은 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관처에 인계하는 것을 말한다.
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제5조(문서의 종류별 보존기간 책정기준) |
① 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 별표13 에 따른다. <개정 2021.5.14., 2022.12.13.>
② 이 내규에 규정되지 아니한 문서의 보존기간은 별표13 에 규정된 문서의 기능과 비슷한 기능의 보존기간에 따른다. <개정 2021.5.14., 2022.12.13.>
제6조 <삭제 2021.5.14.>
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제7조(문서의 보존기간 재책정) |
처리부서의 장은 다음 각호의 하나에 해당하는 사유가 있을 때에는 문서의 보존기간 재책정을 기록물평가심의회에 요청할 수 있다. 이 경우 문서의 보존기간을 10년 이하에서 영구 또는 준영구로 연장하거나, 영구 또는 준영구에서 10년 이하로 단축하고자 할 때에는 문서주관처의 장 및 기록물관리부서장 과 협의하여야 한다. <개정 2021.5.14., 2022.12.13.>
1. 정책 또는 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 연장할 필요가 있는 경우 <개정 2021.5.14.>
2. 각종 검사, 수사 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장할 필요가 있는 경우
3. <삭제 2021.5.14.>
4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장할 필요가 있는 경우 <개정 2021.5.14.>
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제8조(문서관리 단위) |
① 처리부서의 장은 기관의 규모 , 문서의 발생량 및 성질에 따라 집중 관리 또는 분산관리를 실시하여야 한다. <개정 2022.12.13.>
② 전항의 집중관리 단위에서 관리 전담자를 두고 분사관리 단위에서 관리담당자를 지정하여야 한다.
제2장 편철, 보관
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제9조(분류) |
처리완결된 문서는 처리부서 에서 기능별로 분류한다. <개정 2011.07.01., 2022.12.13.>
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제10조(1건철) |
문서는 매 안건마다 그 발생경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생 순으로 표지를 사용하여 1건으로 합철한다.
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제11조(보관철의 사용) |
① 1건철이 된 문서를 보관할 때에는 별지 제1호 서식에 의한 보관철 또는 흑표지를 사용한다. 다만, 특별한 형식의 문서는 그 규격에 따라 적절한 보관철을 사용할 수 있다.
② 보관철 내의 문서량은 100매를 기준으로 함을 원칙으로 한다. <개정 2021.5.14.>
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제12조(보관철의 설정 원칙) |
① 보관철의 설정은 문서분류 기준으로서의 기능별 및 보존기간별로 설정하여야 한다.
② 보관철의 수가 많을 경우에는 문서발생량과 성질에 따라 상위기능으로 통합하여 보관철을 설정하되 보존기간별로 구분하여야 한다.
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제13조(편철방법) |
처리가 끝난 문서는 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 최근문서가 아래에 오도록 철하되, 여러개의 문서가 내용적으로 관련이 있는 경우에는 그 내용을 최종적으로 종결하는 문서가 처리·완결된 때에 발생·경과 순으로 최근 문서가 아래 에 오도록하여 1건 문서로 철하며, 문서의 제일 앞장에 목록색인표(별지 제2호 서식)를 붙인다. <개정 2021.5.14., 2022.12.13.>
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제14조(색인목록) |
색인목록에는 최종 1건 문서의 대표적 완결문서 건명을 기재한다. 다만, 대표적 문서건명으로 1건철의 내용이 분명하지 아니할 때에는 부제목을 기재한다.
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제15조(부제목의 설정 요령) |
1건철의 문서량이 너무 많거나 같은 기능의 문서량이 너무 많아 1개 보관철에 철할수 없을 경우에는 항목별로 구분하여 별개의 보관철에 분철하여 철하고 부제목을 기재한다.
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제16조(특수문서의 보관) |
유첨물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란한 것은 별지 제3호 서식에 의한 특수규격 문서관리대장에 기재하고 별도 보관한다. <개정 2019.12.24.>
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제17조(보고자료 처리) |
보고문서를 접수한 처리부서 에서 보고자료를 종합하여 1건철로 완결할 때에는 보고자료를 따로 부책으로 편철하여 표면에 관재문서의 기관번호, 분류번호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관할수 있다. <개정 2022.12.13.>
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제18조(문서참조표) |
1건철의 문서중 한문서 내용이 다른 1건철의 문서와 관련이 있을경우에는 관련 이 많은 1건철에 철하고 관련이 적은 1건철에는 원문에 갈음하여 별지 제4호 서식의 문서 참조표를 철한다.
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제19조(서류함) |
완결된 문서는 서류함(캐비닛 등 문서를 보관할 수 있는 보관장)에 보관한다. <개정 2021.5.14.>
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제20조(배열) |
① 서류함의 보관철 배열은 문서분류순으로 조건표의 기재사항을 일견하여 볼 수 있도록 하여야 한다. <개정 2019.12.24., 2021.5.14.>
② 서류함의 앞쪽에 별지 제5호 서식에 의한 보관철 색인표를 비치하여야 한다. <개정 2021.5.14.>
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제21조(미결문서의 보관) |
① 1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당자별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함에 보관한다. <개정 2021.5.14.>
② 전항의 미결문서 보관철에는 담당자명을 명기하여 문서를 찾는데 용이하도록 하여야 한다.
제3장 인계 및 이관
제22조 <삭제 2021.5.14.>
제23조 <삭제 2021.5.14.>
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제24조(인계, 이관목록) |
보존문서를 인계, 이관할 때는 별지 제6호 서식에 의한 보존문서 인계서류를 2부 작성하여 1부는 수령인을 받아 자체에서 보관하고 1부는 인계, 이관될 문서에 첨부한다. <개정 2021.5.14.>
제4장 보존
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제25조(보존) |
모든 보관철은 년도별, 분류 번호별, 보존기간별로 보존하여야 한다.
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제26조(보존문서 기록대장) |
보존되는 보관철의 현황을 파악하기 위하여 별지 제7호 서식에 의한 보존문서 기록대장에 보존기간별로 현황을 기록하여 비치하여야 한다.
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제27조(문서의 마이크로 필름 수록) |
① 문서의 원본을 마이크로 필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 별표 제8호 서식에 의하여 수록대장 문서를 작성한다.
② 전 제①항에 의하여 필름문서촬영 책임자(이하 "촬영책임자"라 한다)를 지정하여야하며, 그 수록은 따로 마련된 장소에서 행하여야 한다.
③ 총장은 촬영대상문서 목록 및 촬영대상문서를 첨부한 별지 제9호 서식을 촬영책임자에게 송부하여야 한다.
④ 문서주관부서는 별지 제10호 서식의 마이크로 필름 문서기록대장을 비치하고 필름문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록 유지하여야 한다. <개정 2011.07.01>
⑤ 필름은 안전한 방법으로 관리하여야 하며, 당해문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.
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제28조(점검 및 소독) |
관리 전담자는 년1회 이상 보존문서 기록 대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 충해등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.
제5장 대여 및 열람
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제29조(보관철의 대출) |
보관철의 대출은 별지 제11호 서식에 의한 대출기록부에 기재한 후 대출한다.
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제30조(대출기간) |
대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.
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제31조(문서의 열람 및 복사) |
① 관계기관에서는 문서주관처 에 보존중인 문서를 열람 또는 복사할 수 있다. <개정 2022.12.13.>
② 외부인이 문서주관처 에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 그 사유가 정당한 때에 한하여 문서보존 주관처의 장의 허락을 받아 허가한다. <개정 2022.12.13.>
제6장 폐기
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제32조(원본 보존과 사본의 폐기결정) |
① <삭제 2021.5.14.>
② 문서를 폐기 결정할 때에는 처리완결을 확인하고 보관 문서대장 비고란에 폐기 결정일자를 기입한 후 기록물관리에 관한 규정 에 따라 폐기절차를 밟는다. <개정 2021.5.14., 2022.12.13.>
제33조 <삭제 2021.5.14.>
제34조 <삭제 2021.5.14.>
제35조 <삭제 2021.5.14.>
제36조 <삭제 2021.5.14.>
부 칙
1. 이 세칙은 1987년 5월 7일부터 시행한다.
부 칙(2011.07.01)
1. 이 개정세칙은 2011년 7월 1일부터 시행한다.
부 칙(2019.12.24.)
1. 이 개정 내규는 개정일로부터 시행한다.
부 칙(2021.5.14.)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일부터 시행한다.
부 칙(2022.12.13.)
제1조(시행일)
이 개정 내규는 개정일부터 시행한다.
[별표/서식 파일]
[별지 제1호 서식] 문서보관철.hwp
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| [별지 제2호 서식] 색인목록.hwp
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| [별지 제3호 서식] 특수규격 문서관리대장.hwp
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| [별지 제4호 서식] 문서참조표.hwp
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| [별지 제5호 서식] 보관보존문서 색인표.hwp
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| [별지 제6호 서식] 보존문서 인계이관서.hwp
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| [별지 제7호 서식] 보존문서 기록대장.hwp
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| [별지 제8호 서식] 촬영문서목록.hwp
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| [별지 제9호 서식] 촬영지시서.hwp
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| [별지 제10호 서식] 마이크로 필름 문서기록대장.hwp
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| [별지 제11호 서식] 보존문서 대출기록부.hwp
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| [별지 제12호 서식].hwp
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| [별표 제13호 서식] 문서내용별 보존기간 기준표.hwp
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