사무관리규정
제정 2002년 10월 29일
전문개정 2003년 12월 29일,
개정 2004년 2월 24일, 2007년 2월 27일, 2008년 1월 29일, 2008년 2월 19일, 2008년 8월 29일, 2008년11월 28일, 2009년10월22일, 2011년 7월 1일, 2013년 2월 25일, 2013년 9월 2일, 2013년 9월 8일, 2014년11월 4일, 2019년 12월 24일
제1장 총 칙
|
|
제1조(목적) |
이 규정은 숭실대학교(이하 "본교"라 한다)의 사무관리에 관한 사항을 규정함으로써 사무의 간소화ㆍ표준화ㆍ과학화를 통한 행정의 능률제고를 목적으로 한다.
|
|
제2조(적용범위) |
① 본교 각 부서의 사무관리에 관하여는 법인정관 또는 본교의 제 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.
② 비밀문서의 작성과 처리에 관하여는 이 규정의 적용을 받는 외에 보안업무에 관한 수칙에 의하여 처리한다.
|
|
제3조(정의) |
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "문서"라 함은 본교의 각부서 내부 또는 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름, 슬라이드, 디스크, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함)와 처리부서에서 접수한 모든 문서를 말한다.
2. "처리부서"라 함은 당해 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.
3. "전자문서"라 함은 정보통신망을 활용하여 작성, 시행 또는 접수, 처리되는 문서를 말한다.
4. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비, 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ처리ㆍ보관하거나 전송하는 정보통신체계를 말한다.
5. <삭제 2004.2.24>
6. "결재권자"라 함은 총장 또는 본 규정 제34조 제2항의 규정에 의하여 총장으로부터 결재권을 위임받은 자, 제34조 제3항에 규정에 의하여 대결하는 자를 말한다.
7. "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다. <신설 2003.12.29>
8. "전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서 상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다. <호신설 2008.8.29>
9. "전자이미지직인"이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다. <호신설 2008.8.29>
10. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. <호신설 2008.8.29>
|
|
제4조(사무관리의 원칙) |
각 기관의 사무는 용이성ㆍ정확성ㆍ신속성ㆍ경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
|
|
제5조(사무의 인계ㆍ인수) |
① 교직원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 인계ㆍ인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행사항ㆍ관계문서ㆍ자료ㆍ기타 업무와 관련되는 사항을 구체적인 문서로 작성하여 인계ㆍ인수하여야 한다.
② 사무를 인계ㆍ인수하는 자는 별지 제1호 서식의 사무인계ㆍ인수서 1부를 작성하여 ‘처리부서'에서 보관한다.
③ 후임자가 정하여지지 아니한 경우, 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 되었을 때에는 즉시 이를 인계하여야 한다.
제2장 업무편람
|
|
제6조(업무편람의 작성ㆍ활용) |
각 부서는 상당기간 반복적으로 행하는 업무에 대하여는 그 업무의 처리가 표준화ㆍ전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용하여야 한다.
|
|
제7조(업무편람의 종류) |
업무편람은 다음과 같이 행정편람과 직무편람으로 구분한다.
1. 행정편람은 사무처리절차 및 기준과 장비운용방법 기타 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무담당자에게 필요한 지침ㆍ기준ㆍ지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서를 말한다.
2. 직무편람은 부서별로 그 소관업무에 대한 업무계획ㆍ관련업무현황 기타 참고자료 등을 체계적으로 정리하여 활용하는 업무현황철 또는 업무참고철을 말한다.
|
|
제8조(행정편람의 심의) |
행정편람의 심의는 기획조정실에서 행한다. <개정 2007.2.27., 2013.2.25.>
|
|
제9조(행정편람의 수정ㆍ보완ㆍ관리) |
① 각부서는 관련제도의 변경 등으로 행정편람의 내용을 수정 또는 보완하여야 하는 사유가 발생한 때에는 지체없이 그 내용을 수정 또는 보완하여야 한다. ② 각 부서의 장은 정기 또는 수시로 행정편람의 내용을 점검하여야 한다.
|
|
제10조(직무편람의 인수인계) |
직무편람은 업무인계ㆍ인수 시에 인계ㆍ인수하여야 한다.
제3장 문서의 종류 및 형식
|
|
제11조(문서의 종류) |
문서의 종류는 다음과 같이 분류한다.
1. 법규문서 : 법규문서는 법령, 법인의 정관, 학칙, 본교 제 규정 등에 관한 문서를 말한다.
2. 영달문서
가. 영달문서는 발령, 훈령, 지시, 예규, 일일명령 등 총장 또는 상위직 부서장이 교직원에 대하여 일정한 사항을 명하는 문서를 말한다.
나. 영달문서의 종류는 다음과 같다.
1) 인사문서(발령문서)란 신규채용, 승진, 승급, 전보, 강임, 휴직, 직위해제, 복직, 면직 및 파면 등을 통고하는 증서 및 그에 관한 인사에 관계되는 모든 문서를 말한다.
2) 훈령문서란 하급기관에 대하여 상당한 장기기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지휘하거나 감독하기 위하여 발하는 명령에 관한 문서를 말한다.
3) 일일명령문서는 출장, 시간외 근무 등의 일일업무에 관한 명령문서를 말한다.
4) 예규문서는 반복적인 행정사무의 기준을 제시하는 문서를 말하며 전 각 호 이외의 것을 말한다.
3. 공고문서 : 공고, 광고 등 일정한 공지사항을 교직원, 학생 및 일반인에게 널리 알리기 위한 문서를 말한다.
4. 학적관계문서 : 졸업생과 재학생의 신상기록과 학적, 성적을 기록한 문서나 입학관계문서를 말한다.
5. 연구문서 : 본교에서 행하는 각종 조사연구 및 분석의 보고 또는 발표에 관한 문서를 말한다.
6. 일반문서 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 다음과 같이 구분한다.
가. 외부문서 : 본교에서 외부로 발송하거나 또는 접수되는 문서를 말한다.
나. 내부문서 : 본교 내부에서의 상하 또는 각 부서간의 지시, 의견, 조회, 협조, 제안, 보고 및 명령에 관한 문서를 말한다. 단, 내부문서 중 해당부서장의 결재가 끝난 문서에 한하여 정보통신망을 통하여 전자문서로 발송할 수 있다.
다. 전언통신문 : 본교 내외의 기관 및 각부서간의 긴급하고 경미한 사항을 전화 또는 인편이나 기타의 통신망을 통하여 수발하는 문서를 말한다.
라. 기타문서 : 서식이나 특수간행물 등 전 각 호, 각 목의 문서에 해당되지 않는 문서를 말한다.
|
|
제12조(문서의 성립 및 효력발생) |
① 문서는 정관, 학칙 및 다른 규정에 특별히 달리 정한 경우를 제외하고는 당해 문서에 결재권자가 결재함으로써 성립된다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터에 도달되는 것을 말한다. 이하 같다)됨으로써 효력이 발생한다.
|
|
제13조(문서의 규격) |
① 모든 문서는 규정된 서식에 의하여 작성함을 원칙으로 한다.
② 문서의 용지는 학적부, 도면, 통계표, 증명서류 및 기타 특별한 형식의 문서를 제외하고는 A4용지(210mm×297mm)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다.
|
|
제14조(용지의 여백) |
문서는 용지의 위로부터 3cm, 왼쪽, 오른쪽, 아래쪽으로부터 2cm의 여백을 둔다.
|
|
제15조(문서작성의 일반원칙) |
① 문서는 한글로 띄어서 가로로 쓰되 표준어를 사용함을 원칙으로 하며, 간결ㆍ 명료하여야 하고 뜻의 전달이 곤란한 것은 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어 쓸 수 있다. 다만, 학칙과 규정류, 학적관계문서 및 계약서 등에는 필요에 따라 한자 또는 외래어를 혼용할 수 있다.
② 외래어는 한글로 쓰는 것을 원칙으로 하되, 특별한 경우에는 예외로 한다.
③ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다. 다만, 금액의 표시는 한글과 아라비아 숫자를 병기한다.
④ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 구분하며, 시간은 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시와 분의 문자는 생략하고 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표기할 필요가 있을 경우에는 그러하지 아니한다. <개정 2008.8.29>
|
|
제15조의2(문서의 전자적 처리) |
각 기관은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 문서의 처리절차가 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다. <신설 2008.8.29>
|
|
제16조(문서의 글씨) |
① 제11조 1호, 2호, 6호의 가, 나, 다목의 문서에 사용하는 글씨체는 명조체(계열)를 사용한다. 다만, 내용의 강조, 구분 등 특별한 경우에는 다른 글씨체를 사용할 수 있다.
② 도표를 제외한 문서에 기입하는 문자의 색채는 흑색으로 한다. 다만, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시를 할 때에는 다른색을 사용할 수 있다.
|
|
제17조(문서의 수정) |
① 문서의 글자 및 내용의 일부를 수정, 삽입 또는 삭제할 때에는 적색 이중선을 긋고 그 윗부분에 청색 또는 흑색으로 정서한 뒤 수정책임자가 서명한다. 다만, 중요한 수정 또는 삭제에는 좌우 여백에 기재한 글자수를 표시하고 서명하여야 한다.
② 전자문서를 전항의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우 이를 보존하여야 한다. <신설 2008.8.29>
|
|
제18조(면표시) |
① 문서가 2면 이상으로 계속될 때에는 문서하단 중앙에 전면수와 해당 면의 일련번호를 기입하여야 한다(예 : 5-2).
② 첨부서류에는 면표시를 따로 하되, 전면수는 생략할 수 있다.
|
|
제19조(요지표시) |
문서의 내용이 길고 복잡할 때에는 따로 그 요지를 기록하여 첨부할 수 있다.<부분개정 2003.12.29 ※부전지 서식폐지>
|
|
제20조(기안문 및 시행문의 구성) |
기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
1. 두문은 행정기관명 및 수신자로 한다.
가. 수신자란에는 수신자명을 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓴다.
나. 수신자가 2인 이상인 경우 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다. <개정 2008.8.29>
2. 본문은 제목ㆍ내용ㆍ붙임으로 구성하며, 다음 각호와 같이 작성한다.
가. 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 쓴다.
나. 본문의 시작 또는 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작하며, 내용은 쉬운 말로 간략하게 쓰며 될 수 있는 대로 항목화 하여야 한다. <개정 2019.12.24.>
다. 첨부물이 있는 때에는 본문에서 줄을 바꾸어 "붙임"이라 표기하고 첨부물의 순위와 명칭, 부수를 표시한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 및 서명(전자문자서명을 포함한다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 본교의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소, 당해부서의 전화번호ㆍ모사전송번호, 담당교직원의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.<개정 2003.12.29, 2008.8.29>
|
|
제21조(부서약칭과 등록번호) |
생산등록번호 및 접수등록번호는 각각 처리팀의 명칭과 학년도별 등록일련번호로 구성한다.<개정 2003.12.29, 2008.1.29, 2008.2.19., 2008.11.28., 2013.2.25., 2014.11.4>
|
|
제22조(항목구분) |
문서의 내용을 항목으로 구분할 때에는 다음 각 호에 의하여 세분하여 표시한다.
1. 첫째항목의 구분 1,2,3...로 표시한다.
2. 둘째항목의 구분은 가,나,다...로 표시한다.
3. 셋째항목의 구분은 1),2),3)...로 표시한다.
4. 넷째항목의 구분은 가),나),다)...로 표시한다.
5. 다섯째항목의 구분은 (1),(2),(3)...으로 표시한다.
6. 여섯째항목의 구분은 (가),(나),(다)...으로 표시한다.
7. 일곱째항목의 구분은 ①,②,③...으로 표시한다.
8. 여덟째항목의 구분은 ㉮,㉯,㉰...으로 표시한다.
9. 위2,4,6,8호의 경우에 하,하),(하),㉻이상 더 계속될 때에는 거,거),(거),., 너,너),(너),...로 이어 표시한다.<부분개정 2003.12.29>
|
|
제23조(끝표시) |
① 문서의 본문이 끝나면 한 글자를 띄우고 "끝"자를 쓴다. <부분개정 2003.12.29.><개정 2019.12.24.>
② 서식으로 끝나는 본문에는 서식아래 왼쪽 기본선에서 한 글자를 띄우고 "끝"자를 쓴다. <개정 2019.12.24.>
|
|
제24조(발신명의) |
① 훈령과 외부로 발신하는 문서는 총장의 명의로 발신하되 각대학원장, 각대학장 또는 부속기관장 명의로도 발신할 수 있다. <개정 2019.12.24.>
② 교내 각부서 상호간에 수발되는 문서는 각부서장의 명의로 발신한다.
|
|
제25조(직인, 철인의 사용) |
① 임용장, 상장 및 각종문서에는 직인(전자이미지직인을 포함한다)을 사용하며, 발신명의(발신명의의 성명은 기입하지 않는다)의 끝자가 직인의 중간에 위치하도록 날인한다. 다만, 경미한 내용이나 동일문서의 부수가 많은 것 또는 전자문서는 발신명의 오른쪽에 "직인생략" 표시를 하고 직인을 생략할 수 있다.<부분개정 2003.12.29, 2008.8.29>
② 내부문서 중 직인이 없는 직위에 있는 자는 발신명의 위에 서명(전자문자서명을 제외한다)으로 할 수 있다. <개정 2008.8.29>
③ 학적관계증명서 등은 직인과 철인을 겸용한다.
|
|
제26조(문서의 간인) |
① 다음 각 호에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 그 합철되는 곳에 소관 간인을 찍는다. <개정 2008.8.29>
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계에 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가, 등록 등에 관계되는 문서
② 전자문서의 간인은 안전행정부령이 정하는 면표시 또는 발급번호 기재 등의 방법으로 할 수 있다. <신설 2008.8.29., 개정 2013.9.2>
|
|
제27조(직인등록) |
① 각부서는 별지 제2호 서식에 의하여 교내에서 사용하는 각종 인장(전자이미지직인을 포함한다)의 인영을 총무ㆍ인사팀에 등록하여야 한다. <개정 2003.12.29, 2008.8.29, 2009.10.22. 2011.07.01., 2013.9.8>
② 전항의 인장을 개폐할 시는 그 사유와 년, 월, 일을 직인등록부에 기입하고 등록하여야 한다.
제4장 문서의 작성
|
|
제28조(기안문의 작성) |
① 문서의 기안은 별지 제3호 서식으로 당해 사무담당자가 전자문서로 하는 것을 원칙으로 한다. <개정 2008.8.29>
② 본교 내 각 부서간의 의견교환, 협조사항의 처리를 위하여 기안서식을 사용할 수 있다.
③ 내부보고 또는 내부결재 문서에도 기안서식을 사용할 수 있다. 이 경우에는 수신자란에 "내부결재"의 표시를 하여야 한다. <개정 2008.8.29>
④ 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표, 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 기명, 날인한다. <부분개정 2003.12.29>
|
|
제28조의2(비밀번호 등) |
① 정보통신망을 이용하여 문서를 작성ㆍ처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)ㆍ비밀번호를 등록하여 사용하여야 한다.
② 전항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다. <조 신설 2008.8.29>
|
|
제29조(기안 및 결재의 책임) |
① 단순ㆍ반복되는 업무와 관련한 기안 및 결재의 책임은 다음 각 호와 같다.
1. 중요사항은 기안자, 직상급자, 차상급자, 결재권자 순으로 책임이 있다.
2. 경미사항은 기안자, 직상급자, 차상급자 순으로 책임이 있다.
② 정책결정사항과 관련한 기안 및 결재의 책임은 다음 각 호와 같다.
1. 중요사항(고도의 정책사항)은 결재권자, 차상급자, 직상급자, 기안자 순으로 책임이 있다.
2. 일반적인 사항은 직상급자, 차상급자, 기안자, 결재권자 순으로 책임이 있다.
|
|
제30조(보고문서의 시행) |
보고문서로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등은 시행문을 생략하고 보고서의 여백에 발신명의란을 설정하여 직인을 날인ㆍ시행할 수 있다.
|
|
제31조(장부에 의한 처리) |
경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 및 기타 관례적으로 반복되는 단순한 사무에 관한 문서는 별도 기안을 생략하고 그 내용을 장부에 의거 처리할 수 있다.
|
|
제32조(검토 및 협조) |
① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조자의 검토를 받아야 한다. 다만, 출장 등의 사유로 검토를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 그 사유를 명시하여야 한다.<개정 2003.12.29>
② 문서의 내용이 타부서와 관련됨으로써 협조를 요할 때에는 결재권자의 결재를 얻기 전에 서명을 얻어야 한다. <개정 2004.2.24, 2008.8.29>
③ 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시할 수 있다. <개정 2008.8.29>
|
|
제33조(문서의 사본) |
문서는 필요한 경우 복사하여 사용할 수 있으며, 복사된 문서는 원본과 대조를 하고 확인자가 서명한다.
|
|
제34조(결재) |
① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 효력이 발생한다.
② 결재권자는 사무의 내용에 따라 이를 위임하여 전결하게 할 수 있으며, 이에 대한 세부사항은 따로 규정으로 정한다.
③ 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당한 기간동안 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
④ 결재에는 완결, 전결, 대결이 있으며 용어에 대한 정의와 결재방법은 다음과 같다.
1. 완결은 기안자로부터 최종결재권자에 이르기까지 관계자가 결재하는 것을 말한다.
2. 전결은 총장이 사무내용에 따라 각부서장에게 결재권을 위임하여 결재하는 것을 말하며, 전결하는 경우에는 총장 등의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 하고 서명하여야 한다.
3. 대결은 결재권자가 부재중일 때 그 직무를 대행하는 자가 하는 결재를 말하며, 대결하는 경우에는 총장 등의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하여야 한다.<개정 2003.12.29>
|
|
제35조(결재의 방법) |
① 결재는 결재권자의 서명(전자문자서명을 포함한다)으로 하며 월일을 표시하여야 한다. <부분개정 2003.12.29, 2004.2.24(인장폐지)>
② 전자문서가 아닌 접수된 문서의 결재표시는 특별한 경우를 제외하고는 본문과 결문 사이에 결재인을 찍고 행한다. <본조개정 2008.8.29>
|
|
제35조의2(검토ㆍ협조 및 결재중인 문서의 열람체계 구축) |
검토ㆍ협조 및 결재중인 전자문서를 검토자ㆍ협조자 및 결재권자가 동시에 볼 수 있도록 전자문서의 열람체계를 구축할 수 있다. <신설 2008.8.29>
|
|
제36조(시행문 작성) |
결재를 얻은 기안문 중 발신하여야 할 문서는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 기안문의 발신명의란에 직인(전자이미지직인을 포함한다)을 찍어 시행할 수 있다. <개정 2003.12.29., 2008.8.29>
제5장 문서의 처리
|
|
제37조(문서의 생산, 접수 및 등록) |
① 외부로부터 수신된 모든 문서는 총무ㆍ인사팀에서 접수하여 배부하여야 한다.<개정 2009.10.22. 2011.07.01., 2013.9.8>
② 총무ㆍ인사팀의 문서담당자는 제1항에 따라 접수한 문서의 첫면 좌측하단에 별지 제4호 서식의 접수인을 날인하여야 한다. 전자문서인 경우 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.<개정 2008.8.29, 2009.10.22. 2011.07.01., 2013.9.8>
③ <삭제 2008.11.28>
④ 총무ㆍ인사팀이 접수하여 처리부서로 배부하는 문서에 대하여 처리부서 담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우 공람하였다는 기록이 전자문서시스템에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.<개정 2008.8.29, 2009.10.22. 2011.07.01., 2013.9.8>
⑤ 문서를 생산 또는 접수한 때에는 처리단위별로 전자문서시스템의 기록물등록대장에 당해 문서의 등록번호가 자동적으로 문서에 표기되도록 하여야 한다. <개정 2003.12.29, 2008.8.29>
|
|
제38조(문서의 발송) |
① 외부발송문서는 총무ㆍ인사팀에서 정보통신망을 이용하여 발송함을 원칙으로 한다. 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.<개정 2008.8.29, 2009.10.22. 2011.07.01., 2013.9.8>
② 외부발송문서는 기안문에 전자이미지직인을 찍은 후에 전자문서시스템 상에서 발송한다. 출력한 종이 문서인 경우, 별지 제6호 서식의 대외문서발송 및 직인사용대장에 기록하고 직인을 날인한 후 발송하고, 원본 기안문의 첫면 우측하단에 별지 제7호 서식의 발송인을 찍는다. 다만, 전자문서는 기안문에 전자이미지직인을 찍은 후에 전자문서시스템상에서 발송한다.
③ 인편 또는 우편으로 발송하는 문서는 처리부서의 지원을 받아 발송할 수 있다. <항 신설 2008.8.29>
④ 내부문서 중 전자발송 문서의 경우 발송인을 생략할 수 있으며 발신인의 컴퓨터에 기록된 발송일시를 발송일자 및 시각으로 간주한다.
⑤ 교내 각부서간에 발송하는 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요한 문서나 업무의 성격 또는 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 다른 방법으로 발송할 수 있다.
|
|
제39조(소관 부서의 중복) |
<삭제 2008.8.29>
|
|
제40조(문서의 반송) |
배부 받은 문서 중 소관이 아닌 부서는 해당 문서를 즉시 총무·인사팀에 반송하여야 한다 <개정 2009.10.22. 2011.07.01., 2013.9.8., 2019.12.24>
|
|
제41조(문서의 열람) |
문서는 각부서 상호간 또는 팀 상호간에 사무수행상의 필요에 따라 열람할 수 있으나, 관계없는 타인에게 임의로 열람시키거나 그 사본을 공여할 수 없다.
|
|
제42조(전언통신문의 처리) |
각 부서에서 접수한 전언 통신문은 직접 처리하고, 타소관 전언통신문은 지체없이 해당 부서에 접수시켜야 한다. 다만, 처리 후 전언통신문은 문서수발대장에 기재하여야 한다.
|
|
제43조(분류보관) |
① 문서는 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 각 팀별로 분류, 보관하여야 한다. <개정 2008.8.29>
② 문서의 분류는 분류번호별로 분류하며 예외로 통합할 수도 있다.
|
|
제44조(폐기) |
보존기간이 경과한 구문서는 폐기문서의 목록을 작성하여 결재를 얻은 후 폐기한다.
|
|
제45조(내규) |
문서의 보존에 관한 사항과 이 규정의 시행을 위하여 필요한 사항은 따로 내규로 정한다.<개정 2003.12.27>
부 칙(2002.10.29)
제1조(시행일)
이 규정은 2002년 10월 29일로부터 시행한다.
제2조(시행일에 대한 경과조치)
제44조는 2003년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙(2003.12.29)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2004년 1월 1일부터 시행한다.
제2조(관련 규정명의 변경)
이 개정 규정 제45조에 따라 ‘문서보존에 관한 시행세칙'은 ‘문서보존에 관한 내규'로 그 명칭을 변경한다.
부 칙(2004.2.24)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2004년 2월 24일부터 시행한다.
부 칙(2007.2.27)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2007년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙(2008.1.29)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2008년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙(2008.2.19)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2008년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙(2008.8.29)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일부터 시행한다.
부 칙(2008.11.28)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일부터 시행한다.
부 칙(2009.10.22)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일부터 시행한다.
부 칙(2011.07.01)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2011년 7월 1일부터 시행한다. 단, 정보지원처와 출판부의 명칭변경에 관한 사항과 봉사지원센터 및 홍보센터에 관한 사항은 관련 정관의 개정일 부터 시행한다.
부 칙(2013.02.25)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 2013년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙(2013.9.2)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일 부터 시행한다.
부 칙(2013.9.8)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일 부터 시행한다.
부 칙(2014.11.4)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일 부터 시행한다.
부 칙(2019.12.24)
제1조(시행일)
이 개정 규정은 개정일 부터 시행한다.
[별표/서식 파일]
[별표 1호].hwp
미리보기
|
| [별지 제1호 서식] 사무인계ㆍ인수서.hwp
미리보기
|
| [별지 제2호 서식] 직인대장.hwp
미리보기
|
| [별지 제3호 서식] 기안문(시행문).hwp
미리보기
|
| [별지 제4호 서식] 접수인.hwp
미리보기
|
| [별지 제5호 서식] 문서등록대장.hwp
미리보기
|
| [별지 제6호 서식] 대외문서발송대장 및 직인사용대장.hwp
미리보기
|
| [별지 제7호 서식] 발송인.hwp
미리보기
|
